Nákup Sprievodca: 5 musí mať produkty pre každú konferenčnú miestnosť videokonferencie

Nákup Sprievodca: 5 musí mať produkty pre každú konferenčnú miestnosť videokonferencie

Nedávno som si prečítal tento titulok článku „Nikdy neskúšajte knihu podľa jej obalu, ale vždy posudzujte spoločnosť podľa svojich konferenčných miestností“ - a pomyslel som si, že je to dosť drsné. V skutočnosti však vaše konferenčné miestnosti (a konferenčné priestory) veľa hovoria o vašej spoločnosti ...

Napríklad, farby a nábytok môžu byť buď veľmi formálne alebo ležérne; môžu byť veľké, malé alebo dokonca stiesnené; môžu byť veľmi základné (len stôl a stoličky) alebo naplnené toľkými technológiami, že je ťažké sa sústrediť. Môžu mať "žil v pohľade" alebo sa zdá, že ho nikto nepoužil vo veku. V každom z týchto prípadov každý, kto pracuje pre vás, alebo príde do vašej kancelárie na stretnutie, začne mať pre vašu spoločnosť pocit.

Hoci existujú stovky rozhodnutí, ktoré sa týkajú vašich konferenčných miestností a priestorov na stretnutia, zameriame sa na technologickú stránku - pretože veríme, že každá konferenčná miestnosť alebo konferenčný priestor musí byť povolený. Cena klesla tak dramaticky pre hardvér aj služby, že to už nedáva zmysel, aby sa vaše izby.

Čo je potrebné? Čo skutočne potrebujete pre svoje izby, aby boli pre spoločnosť ľahko použiteľné a cenovo výhodné? Kľúčové produkty - bez nich, nebudete mať úžitok - takže sa ponorte priamo do obchodu.

# 1: Platforma videokonferencie

Musíte niekde začať a najlepším miestom na spustenie je softvér a služby, ktoré budete používať vo vašej spoločnosti. Každá osoba, ktorá podporuje technológiu, vám povie, aby ste štandardizovali jedno riešenie - čo znamená - nekomplikujte veci niekoľkými rôznymi aplikáciami. Osobne veríme, že ide o dve riešenia, buď Zoom alebo RingCentral . Áno, existujú aj iné riešenia, Microsoft , Google , GoToMeeting a iné majú skvelé platformy - ale podľa nášho názoru predstavujú Zoom a RingCentral najkomplexnejšie riešenie za najlepší celkový cenový bod.

A tam je jednoduchý spôsob, ako zistiť, ktoré z týchto dvoch riešení si vyberiete - Chcete integrovaný "hlas" (alebo vaše obchodné hlasové linky) v cene. Ak áno, vaša voľba by bola RingCentral, ak nie, potom Zoom.

Obidva poskytujú rovnaké skúsenosti, funkcie a funkcie videokonferencie. Pretože RingCentral využíva Zoom ako svojho poskytovateľa videokonferencie. Pridávajú hodnotu platforme Zoom tým, že poskytujú aj hlasové služby, čo vám umožňuje kombinovať hlas a video do jedného riešenia. Ak nehľadáte tento typ riešenia (jeden pre oba), potom Zoom je vaša najlepšia voľba.

V každom prípade, z konferenčnej miestnosti alebo z perspektívy stretávacieho priestoru, je to presne ten istý typ produktov a konfigurácie.

# 2: Ovládanie miestnosti

Namiesto toho, aby sme sa chytili do kamier a zvuku hneď na pálke, sme presvedčení, že je oveľa lepšie sa zamerať na to, ako bude vaša miestnosť ovládať. Aj keď sa líši s každou platformou pre videokonferencie, kedysi, čo sa nezmení, je požiadavka mať počítač na ovládanie funkcií. Pamätajte si, že aj pri všetkých technologických inováciách v posledných rokoch, stále potrebujete vyhradený výpočtový výkon, aby vaše videokonferencie fungovali správne.

Osobne veríme, že je potrebné, aby ste vo svojich miestnostiach dostali čo najviac konských síl, a preto sme štandardizovali všetky naše súpravy na Intel Skull Canyon i7 . Tento malý tvar (8 "x 5" x 1 "), počítač bez ventilátora bol navrhnutý pre použitie v hrách - čo znamená, že je pripravený na akúkoľvek" intenzívnu "video aplikáciu, ktorú na ňu hodíte. Priame sieťové pripojenie, wifi a bluetooth a ľahko ovládate dva displeje: testovali sme niekoľko malých počítačov s tvarovým faktorom a Skull Canyon je nad nimi nad hlavou.

Po miestnosti počítač, musíme mať štandardné klávesnice / myš combo (bluetooth) ako vstupné zariadenie, av prípade Zoom izby / RingCentral, máme konzolu pre ovládanie platformy konferenčnej miestnosti.

Priestorová konzola je vyhradený Apple iPad s načítanou aplikáciou Zoom Rooms. Je nakonfigurovaný tak, aby ovládal aplikáciu Zoom aj zariadenie v miestnosti. Spustenie, zastavenie, pridanie účastníkov, ďalšie funkcie miestnosti sú úplne ovládané pomocou konzoly spolu s niektorými funkciami videa a zvuku. Hoci sa jedná o iPad a môže spúšťať iné aplikácie, je to naozaj účelovo vytvorený "spotrebič" pre miestnosť a mal by sa s ním zaobchádzať ako s takýmto zariadením.

Tento zoznam produktov bude správne nakonfigurovaný a bude kontrolovať každý aspekt vašej videokonferencie - počnúc / zastavením schôdzky, čo je zdieľané na obrazovke, fotoaparáte a zvuku. Z nášho pohľadu je dôležité mať konzistentnú konfiguráciu produktov pre ovládacie prvky v miestnosti - pretože chcete, aby fungovala hladko, bez ohľadu na to, v ktorej miestnosti alebo lokalite sa niekto nachádza vo vašej spoločnosti. Preto sme na tieto produkty štandardizovali a každá súprava má rovnaké výrobky.

# 3: Fotoaparát

Ako sme hovorili o iných nákupných sprievodcov, miestnosť a účel rozhodne, akú kameru fotoaparát kúpi. Nie všetky izby sú vytvorené rovnako, niektoré izby sú dlhé a úzke, niektoré sú veľké a štvorcové, iné sú priestranné priestory v otvorených kancelárskych priestoroch. Spolu s tým sa niektoré miestnosti používajú častejšie na aktualizáciu alebo na stretnutia zamestnancov, zatiaľ čo iné sa používajú na projektové alebo predajné tímy ako vojnové miestnosti a ďalšie sú určené na školenia.

Keď prispôsobíte kameru v miestnosti aj v jej použití, najprv zúžite svoje možnosti a po druhé, budete mať omnoho jednoduchší čas na vyhodnotenie jednej kamery proti druhej - buď ako „vypnutie“ medzi dvomi kamerami, alebo len porovnanie funkcií a funkcií ,

Dôležité pre kameru patrí Field of View (FOV), funkcia PTZ, funkcia priblíženia, rozlíšenie a spôsob ovládania všetkých. Mnohé fotoaparáty sú dodávané s nejakým typom diaľkového ovládania, či už fyzickým diaľkovým ovládaním alebo softvérom na ovládanie pohľadu kamery. Napríklad AVer CAM520 je dodávaný s diaľkovým ovládaním, ktoré možno naprogramovať až s 10 "predvoľbami". To vám umožní rýchlo zmeniť zobrazenie fotoaparátu stlačením jediného tlačidla, ktoré sa hodí, keď máte miestnosť a chcete sa uistiť, že sa môžete sústrediť na jednu osobu v miestnosti, alebo možno niečo ako tabuľu.

Pri pohľade na fotoaparáty, to nie je vždy ten s najlepšími "specs", ktorý vyhrá, mal by byť ten, ktorý najlepšie zodpovedá ako izba a účel.

# 4: Zvuk

Niektorí ľudia sú zmätení, keď hovoríme "audio", pretože sú zvyknutí hovoriť "telefónne linky" alebo konferenčné linky. Videokonferencie sú trochu iné. Hoci niekto môže "video-in" pre video konferencie, vo väčšine prípadov ľudia pripojiť cez svoje vlastné sieťové pripojenie, a video konferencie nakoniec je "sieť" služby.

Pri videokonferenciách je mimoriadne dôležité, aby zvuk bol jasný a priamy. Ako účastník (nie v miestnosti) chcete, aby mali pocit „na izbe“ - bez toho stratíte jeden z hlavných výhod videokonferencie. Ak chcete vytvoriť, že v miestnosti pocit, každý v miestnosti musí byť vypočutý (ak je to vhodné) a ďalšie zvuky je potrebné odstrániť. Nie je nič horšie, ako keby sa zvuk papierov zamiešal, alebo sa notebook pohyboval na stole, pretože je počuť ľudí hovoriacich. Alebo nie je schopný počuť niekoho cez reproduktory v miestnosti.

Váš audio systém musí byť ľahko spravovaný, hlasitosť reproduktorov, stlmenie zvuku atď. Sú všetky dôležité funkcie na jemné doladenie zvuku do miestnosti aj do samotného stretnutia. Aj keď sme tradične používali stolný zvuk, ktorý je ideálny pre takmer každý priestor na stretnutia, začíname vidieť posun k viac "inštalovanému" zvuku. Môžu to byť o niečo zložitejšie (hoci sme videli, že faktor zložitosti klesá v priebehu rokov) ako tabuľkový stôl, ale môžu tiež poskytnúť lepší zážitok pre účastníkov na schôdzach v miestnosti aj online. Prvou výhodou je plné pokrytie miestností s mikrofónmi - môžete mať k dispozícii všetky mikrofóny, alebo môžete stlmiť špecifické mikrofóny. Ďalšou výhodou je, ako čisté miestnosti budú vyzerať v porovnaní s stolovým zvukom s predlžovacími mikrofónmi. Všetky káble a káble sú mimo dohľadu, stôl je primárne otvorený priestor bez dodatočného neporiadku.

Nová generácia audio produktov bude menšia, integrovanejšia a bude mať lepšiu kontrolu a filtrovanie. Väčšina z nich bude automatická, riadená vnútorným softvérom - ale budú tu tiež integrované ovládacie prvky, ktoré sú založené na softvéri, ktorý môže organizátor schôdze ovládať.

Kľúčom k zapamätaniu si zvuku v miestnosti sú dve veci: pokrytie mikrofónom pre čistý zvuk pre účastníkov online a pokrytie reproduktorov pre tých, ktorí sú v miestnosti. Potom sa presunie na funkcie špecifické pre vašu izbu alebo situáciu.

Špeciálna poznámka: Ak trénujete / vyučujete, budete chcieť rozšíriť vyhľadávanie produktov o moderné mikrofóny - ktoré prichádzajú vo všetkých typoch a veľkostiach. Kľúčom k úspechu je zabezpečiť, aby boli špeciálne vytvorené pre videokonferencie a naladené na hlasovú komunikáciu.

# 5: Zobrazenie

Hoci toto je posledný z produktov, o ktorých budeme diskutovať, neznamená to, že je to najmenej dôležité. Čo sme zistili, pokiaľ ide o zobrazenie miestnosti je to - ak nevyžadujete interaktívny displej (a ceny tých, ktorí idú dole), je to len asi tak jednoduché kúpiť tieto lokálne. Prepravné displeje sú zložité a drahé. Počas prepravy sa môžu ľahko poškodiť a to znamená meškania s vrátením a krížovou prepravou. Z tohto dôvodu sa zameriavame výlučne na interaktívne zobrazenia. Môžete ísť do miestneho predajcu elektroniky a dostať 75 "+ 4K UltraHD displeje a buď ich vyzdvihnúť, alebo si ich nechať doručiť na mieste.

Naše súpravy izieb zvyčajne neobsahujú zobrazenia, hoci vytvárame stále viac zostáv, ktoré obsahujú interaktívny displej. Takže, v závislosti na vašich preferenciách a spôsobe, akým hľadáte využitie svojej izby - môžete byť lepšie, ak si kúpite svoje displeje lokálne. Odporúčame nákup najvyššej kvality, ktorú si môžete dovoliť, a ak chcete duálne zobrazovanie, získajte dva rovnaké displeje.

V súhrne si zaslúžite to najlepšie pre svoju novú videokonferenčnú miestnosť, ktorá vyhovuje pracovnému štýlu vašej spoločnosti a rozpočtu. Pamätajte si, že je jednoduchšie spravovať a podporovať obmedzený počet „konfigurácií“ a pre vašich zamestnancov bude jednoduchšie používať miestnosti, ak sú v nastavení veľmi podobné. Kúpiť za izbu v kombinácii s účelom, a nebudete pokaziť.

A ak máte akékoľvek otázky, jednoducho sa k nám pripojte.