Organizovanie konferencie? Tu je niekoľko tipov na zvládnutie tejto výzvy
Jun 08, 2017
Organizácia výskumnej konferencie môže byť celkom výzvou. Niektorí môžu dokonca odporučiť, aby ste to neurobili. Je to však aj úžasná príležitosť a obohacujúci zážitok.
Kombinácia úspešnej udalosti nemusí byť náročným bojom. Len si pamätajte tri zlaté pravidlá: plánujte dopredu, obklopte si skvelý tím a vedzte, prečo to robíte!
Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu v tomto dobrodružstve.
1. Ak plánujete, že plánujete zlyhať
Nechajte sa ponáhľať do logistiky. Predtým, ako začnete rezervovať miesto konania a zavoláte poskytovateľom kuchára, potrebujete nejaký čas na prípravu konferencie.
To vám ušetrí veľa stresu a zabráni posledným prekvapeniam.
Zistite, ako chcete, aby vaša konferencia vyzerala. Kto sa zúčastní? Aký typ udalosti bude? Aké skúsenosti chcete delegátom ponúknuť?
Potom sa dostanete do špecifikácií. Koľko účastníkov bude? Koľko podaní dostanete? Koľko dní bude trvať?
Ak môžete, spojte sa s predchádzajúcimi organizátormi, aby ste získali informácie z predchádzajúcich rokov. Pomôže vám nastaviť realistický rozpočet.
A pamätajte, že je nemožné predvídať každú malú vec. Tam budú vždy nejaké problémy, ktoré ste neočakávali, a to je v poriadku. Len to naplánujte.
2. Existuje silu v číslach
Od programu po logistiku, financie a marketing, organizovanie konferencie zahŕňa viaceré aspekty, ktoré vyžadujú odborné znalosti. Okolie s dobrým tímom vám pomôže efektívnejšie vykonávať rôzne úlohy bez toho, aby ste boli ohromení. Umožní vám tiež sústrediť sa na hlavné ciele: skvelý obsah, dobrých rečníkov a zúčastnených účastníkov.
Zvoľte svoj tím opatrne. Hľadajte nadšených, organizovaných a riadených tímových tímov, organizačný výbor by nemal mať príliš veľa členov, aby sa rozhodovanie a koordinácia udržali hladké. Jonathan Khan zistil, že tri sú dobré číslo. Všetko závisí od veľkosti vašej konferencie a od toho, koľko času máte na svojich rukách.
Naučte sa delegovať. Môžete prideliť výbory viacerým oblastiam zodpovednosti: logistika (miesto konania, ubytovanie, A / V, stravovanie, doprava), technický program, hlavné rečníci, financie a sponzori, registrácia, marketing (komunikácia, PR, internetová stránka, sociálne médiá ...). Vedľa organizátorov jadra môžete zapísať dobrovoľníkov, ktorí vám pomôžu v deň konania konferencie alebo s menšími úlohami. Študenti to často uvidia ako dobrú príležitosť a šťastne pomôžu.
Ak máte rozpočet, zvážte prenájom kancelárie PCO alebo konferencie. Akademický manažment udalostí nie je nevyhnutne vašou silou. Títo odborníci sú odborníkmi na organizovanie akademických konferencií. Budú poskytovať najcennejšiu pomoc najmä s logistickou stránkou vecí.
3. Objavte technológiu
Existuje toľko spôsobov, ako môžete využívať výkon technológie.
Najskôr použite abstraktný systém riadenia na zhromažďovanie, overovanie a prijímanie podkladov a správu vášho programu. Áno, sme skreslení, ale nemôžeme dostatočne zdôrazniť, koľko času vás ušetrí!
Počas konferencie sa uistite, že všetky izby majú dostatočné vybavenie A / V a že to funguje! A pamätajte, toto je 21. storočie! Takmer každý má laptop, smartphone alebo tablet a bude chcieť mať prístup k internetu. Wifi môže byť hlavným problémom na konferenciách. Uistite sa, že vopred skontrolujete miesto, kde budú poskytovať Wi-Fi s dostatočnou šírkou pásma.
Môžete tiež využiť mobilné aplikácie na zlepšenie skúseností delegátov. Existuje veľa aplikácií, ktoré pomáhajú účastníkom siete, navigujú na konferencii, vytvárajú vlastný rozvrh atď.
4. Vyberte reproduktory opatrne
Hľadanie správneho hlavného rečníka je rozhodujúce, ale môže byť zložité. Dobrý hlavný rečník priláka delegátov a nastaví tón pre Vašu vedeckú konferenciu.
Premýšľajte o tom, aké typy rečníkov a prezentácií chcete. Zamerajte sa na rozmanitosť. Pozvite oboch známych výskumníkov a mladých výskumníkov a pokúste sa dosiahnuť dobrú rovnováhu medzi mužmi a ženami.
Uistite sa, že máte plán B v prípade zrušenia reproduktorov!
5. Uložte ich
Potrebujete vytvoriť efektívny komunikačný plán. Implementujte stratégiu, aký obsah chcete zdieľať, kedy a komu. Na svojich webových stránkach uverejňujte rozhovory, blogové príspevky, obrázky, programy, oznámenia hovorcov ... pravidelne aktualizujte svoj obsah, aby ste vytvorili nejaké vzrušenie.
Buďte v kontakte s delegátmi a vašimi rečníkmi. Môžete použiť nástroje ako Mailchimp na posielanie hromadných e-mailov vašim delegátom. Uistite sa, že získali všetky potrebné informácie a pokyny o vašej konferencii: adresa, dátumy, pokyny, kontaktné údaje, rady ...
Dobrá komunikácia je tiež dôležitá počas konferencie. Pridajte značky smerujúce účastníkov k prezentačným miestnostiam, registrácii, miestam na obed alebo do toalety. Vykonajte niekoľko oznámení počas dňa s cieľom informovať delegátov o uskutočnení podujatia a poskytnúť dobrovoľníkom a členom personálu odpovede na otázky a sprievodcu delegátov. A nezabudnite povedať poďakovanie! Pošlite e-mail delegátom a písomnú správu pre rečníkov, členov výboru a dobrovoľníkov, aby im poďakovali za ich príspevok.
6. Uľahčiť vytváranie sietí Vytváranie sietí je jedným z hlavných dôvodov, prečo sa vedci zúčastňujú na vašej konferencii. Vašou úlohou je pomôcť im stretnúť zaujímavých ľudí. Ako? Najprv sa uistite, že pridelíte dostatok času na vytváranie sietí a diskusií. Nevysávajte svoj program s prezentáciami - vytvorte veľa záchvatov a kávových sedení, aby delegáti mohli dýchať a rozprávať. A vyberte vhodnú zostavu pre "sociálne" izby: mať sofa a stoličky pre ľudí, aby sedeli a hovorili. Organizujte spoločenské akcie, ako sú večierky, koktaily a večere. Mali by ste tiež zvážiť spustenie niektorých experimentov na podporu účasti, ako je organizácia "nekonferencií" a využívanie skvelých mobilných aplikácií na podporu vytvárania sietí. Záver Zorganizovanie akademickej konferencie zahŕňa množstvo úloh, z ktorých väčšina nemá nič spoločné s akademickou obcou. Budete musieť byť usporiadané, aby ste sa držali krok so všetkými. Ak po prvýkrát organizujete konferenciu, vyhľadajte nejaké rady od minulých organizátorov alebo profesionálov. Pokiaľ dokážete dostať svoje kačice do radu a budete mať na pamäti naše tipy, budete na správnej ceste na ceste!
Viac informácií nájdete na adrese: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Ak chcete kameru s videokonferenciou a všesmerový mikrofón, môžete sa obrátiť na manažéra predaja spoločnosti Tenveo Rachel, dáva vám riešenia a zľavy.
Tel: 8613657740706
WhatsApp: 008613657740706
E-mail: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
Wech: 13657740706
