Tps pre stretnutia na dobré vzdialenosti

Tipy na dobré stretnutia na diaľku

Dištančné stretnutia šetria čas a prinášajú rýchlejšie výsledky

Niektoré z výhod stretnutí na diaľku sú:
• Znížte alebo eliminujte cestovné náklady
• Zvýšenie efektivity spoločnosti - čas cesty sa stáva pracovným časom
• Znížiť úroveň stresu medzi zamestnancami - rovnováha medzi pracovným a súkromným životom
• Priamy a spontánny
• Priateľský k životnému prostrediu

Tipy na dobré telekonferencie

Príprava (ak predsedá schôdzi)

• Účel. Majte jasný účel stretnutia a to, čo očakávate od účastníkov. Je to stretnutie pre informáciu, diskusiu alebo rozhodnutie?
  • Správni ľudia. Pozvite tých správnych ľudí, ľudí, ktorí niečo pridajú na stretnutie a ktoré z toho niečo získajú.
  • Požadované hodnoty. Účastníkom zašlite požadované údaje a každému účastníkovi pripomienkujte, čo sa od nich očakáva. Predpokladá sa, že na stretnutie prinesú určité informácie alebo konkrétne vysvetlia niečo konkrétne.
  • Jasný program. Zaslanie programu a zoznamu účastníkov v dostatočnom predstihu pred zasadnutím.
  • Informovať. Vysvetlite, ako sa zúčastniť na stretnutí (telefónne číslo a ľubovoľný PIN kód), alebo či bude hovor uskutočnený účastníkovi.
  • Test. Pred vedením svojho prvého stretnutia, choďte na pár testovacích hovorov a vyskúšajte si rôzne funkcie. Môže sa stať, že váš rozvádzač vyžaduje špeciálne príkazy na zvonenie viacerých účastníkov - overte si to u svojho správcu telefónnej siete.
  • Dokumentácia. Ako bude schôdza zdokumentovaná? Je vhodné používať funkciu nahrávania.
  • Udržujte to jednoduché. Ak sa stretnutie opakuje, pridajte účastníkov do skupiny účastníkov do skupiny alebo pridajte jednotlivé kontakty do telefónneho zoznamu.
  • Začnite a ukončite včas. Stretnutie vždy začnite v určený čas, aj keď chýbajú účastníci.
  (Ak je potrebné stretnutie predĺžiť, naplánujte si krátku prestávku).
  • Sledujte a sledujte. Zhrňte, sledujte a posielajte poznámky o stretnutí priamo po stretnutí. [Stanovte termíny a dajte každému vedieť, kto je zodpovedný za čo].

Počas stretnutia (ak predsedá schôdzi)

• Úvody. Vitajte a predstavte každého. Toto stretnutie odštartuje na dobrý štart a zabezpečí inkluzívnu atmosféru aj pre ľudí, ktorí sú mimo pracoviska. Ak stretnutie nie je príliš veľké (až 10 účastníkov), požiadajte účastníkov, aby sa stručne predstavili, aby získali ucho pre svoj hlas. Vždy sa snažte vytvoriť atmosféru, ktorá dáva ľuďom zmysel sedieť spolu, dokonca aj tých, ktorí sa zúčastňujú na iných miestach.
  • Zápisnica. Urobte si poznámky alebo menujte sekretárku, ktorá môže trvať minúty a má prístup k záznamu, ak je vytvorený.
  • Program. Osoba vedúca stretnutie vysvetľuje, o čom je stretnutie a ako dlho bude trvať a poskytne stručné zhrnutie programu.
  • Prerušenia. Začiatok stretnutia vysvetlite základnými pravidlami stretnutia a tým, čo môže byť rušivé.
  Nesmiete čítať e-maily, surfovať na smartfóne, pracovať s inými úlohami atď.
  • Prestávky. Ak stretnutie trvá dlhšie ako 45 minút, dajte si pauzu, aby ľudia mohli natiahnuť nohy po dobu 10-15 minút pred pokračovaním.
  • Dohodnúť sa. Pred prechodom na novú položku sa obráťte na rôznych účastníkov a zistite, či chce niekto niečo povedať. Vďaka tomu sa všetci cítia zapletení.
  • Dynamicky. Spravovať a zvažovať dynamiku v skupine. Uistite sa, že každý má možnosť vyjadriť sa k záležitosti, o ktorej sa diskutuje, riešiť konflikty.
  • Vysvetlite. Ak sa niečo stane v miestnosti (čo by mohlo byť smiechom), vysvetlite, čo sa deje s každým, kto sa telefonicky zúčastňuje, aby ste sa uistili, že sa všetci cítia zahrnutí.
  • Čas na otázky. Odložiť čas na riešenie akýchkoľvek otázok.
  • Nové stretnutie. Ak existujú záležitosti, ktoré treba sledovať, dohodnite si čas na nasledujúcu schôdzu.

Po stretnutí (ak predsedá schôdzi)

• Sledujte a sledujte. Zhrňte, sledujte a posielajte poznámky o stretnutí priamo po stretnutí. Stanovte termíny a dajte každému vedieť, kto je za čo zodpovedný.

Pre každého, kto sa zúčastňuje na stretnutí (na vzdialenom mieste)

• Pokoj a ticho. Pokúste sa nájsť čo najtichšie miesto na sedenie.
• Zaparkujte. Ak sa zúčastňujete z vášho auta, pred vstupom na schôdzku bezpečne zaparkujte, napr. Na parkovisku.
• Vypnite mikrofón. Ak sedíte niekde s veľkým hlukom pozadia, napr. Na letisku alebo v aute alebo kaviarni, vypnite mikrofón (stlmiť), keď nehovoríte.
• Buďte pripravení na dostatok času. Uistite sa, že ste v dostatočnom časovom predstihu na stretnutie, aby ste si pred začiatkom schôdzky dali možnosť porozprávať sa s ostatnými účastníkmi (rovnako ako ľudia v konferenčnej miestnosti).
• Predstav sa. Ak máte čo povedať, uistite sa, že ľudia rozpoznajú váš hlas tým, že sa najprv predstavia.
• Informujte ľudí. Ak sa odpojíte (slabý príjem atď.), Okamžite zavolajte a vo vhodnom momente informujte ostatných účastníkov o tom, že ste na chvíľu odišli.
• Zaostrenie. Sústreďte sa na stretnutie. Počas stretnutia nečítajte e-maily ani iné veci.