Výber správneho nástroja online spolupráce pre úlohu

Existujú nekonečné prínosy pre spoluprácu pri dosahovaní cieľov. Spolupráca využíva silu rôznych perspektív, aby transformovala dobré myšlienky na tie skvelé. Je to tiež šikovný spôsob, ako podporiť priateľstvo a budovať tímové vzťahy, pretože proces spolupráce nabáda ľudí, aby spojili svoje sily, aby dosiahli spoločný cieľ. Našťastie sa nám technológia darovala rôznymi spôsobmi, ako spolupracovať s ľuďmi v kancelárii a mimo nej. Avšak, vedieť, ktorý nástroj na použitie, keď môže byť zložité, to je dôvod, prečo sme zhromaždili tri najobľúbenejšie nástroje online spolupráce dnes a preskúmala výhody a najlepšie prípady použitia pre každého.

Výhody spolupráce s videom

Dostupné a cenovo prístupné: pred menej ako desiatimi rokmi boli ľudia zachytení ťažkopádnymi a nákladnými systémami videokonferencií, ktoré sľubovali veľa, ale ťažko sa používali. Rýchlo dopredu k dnešnému dňu a môžete získať super elegantný, užívateľsky prívetivý videokonferenčný prístroj (ako je Tenveo) s HD video a audio za nominálnu cenu, čo robí tento nástroj ako nevyhnutný, pretože je všadeprítomný.

Pripojenie: Spolupráca s videom vytvára osobnú komunikáciu medzi účastníkmi, ktorá je nevyhnutná pre pocit, že je súčasťou tímu. Vzhľadom na to, že projekt na diaľku sa plánuje zvyšovať, video ponúka neoceniteľný spôsob budovania a udržiavania osobných a produktívnych vzájomných vzťahov.

Znižuje riziko nesprávnej komunikácie: video viac ako iné moderné nástroje na spoluprácu eliminuje riziká nesprávnej komunikácie tým, že umožňuje ľuďom vidieť, počuť a porozumieť. Účastníci si môžu navzájom vykladať výrazy tváre a jazyk tela a primerane reagovať.

Vylepšená rýchlosť: Video zvyšuje rýchlosť spolupráce tým, že umožňuje ľuďom zapájať sa do burzy rýchleho požiaru, ktoré sa vyskytujú ekologicky počas rozhovoru alebo brainstormingu. Tiež eliminuje čas strávený pri písaní dlhých správ, ktoré by sa mohli stať bodmi v čase, kedy vstúpite.

Show & Tell: Zdieľanie dokumentov, vizualizácií a ďalších informácií prostredníctvom zdieľania obrazovky videa je rýchle a jednoduché. Umožňuje tiež každému, aby sa nachádzal na tej istej stránke a rýchlo pochopil, čo znamená osoba, ktorá zdieľa informácie.

Použitie prípadov: Video je ideálne pre spoločné úsilie, ktoré profituje z energie okamžitého vstupu tímu, ako sú: brainstormy; Recenzie a aktualizácie projektov; Odborná príprava a vzdelávanie; Všeobecné a hĺbkové diskusie; Analýza riešení atď.

Výhody spolupráce s e-mailom

Singulárny: E-mail je najlepšie pre spoluprácu medzi ľuďmi, ktorá nevyžaduje interakcie tvárou v tvár alebo okamžitú spätnú väzbu. Nikdy nie je dobrý nápad pridať viacerých ľudí do e-mailovej spolupráce, pretože objem odpovedí môže utopiť priečinky doručenej pošty účastníka a spôsobiť, že sa stratia v e-mailovej stope, alebo sa úplne vzdávajú. Zaujímavé je, že tento problém priniesol myšlienku používať platformy na zasielanie správ namiesto e-mailu, hoci po tom, čo sa novinky platformy pre zasielanie správ ztratili, ľudia si uvedomili, že e-mail má stále platné miesto v ich arzenáli online nástrojov na spoluprácu.

Časovanie: Keď je osoba v vzdialenej časovej zóne (tj +/- 12 hodín z vášho časového pásma) a plánovanie spolupráce s videom sa ukázalo ako náročné, potom môžete skúsiť zapojiť sa do spolupráce s e-mailmi. Ak sa pokúšate spolupracovať prostredníctvom e-mailu, venujte viac času tomu, aby ste proces popísali jednotlivcom, aby ste ich ľahko pochopili a sledovali, ale ponechajte komunikáciu krátku. Napríklad, povedzte účastníkom čo najmenšie, aký je cieľ spolupráce s e-mailom, ako chcete dostávať odpovede (tj prvé tri nápady) a dátumy, kedy majú byť odpovede.

Archivácia: Mnohí ľudia dnes používajú svoj e-mail ako archív pre spoločné dokumenty. Napríklad po spolupráci s videom môže byť užitočné, aby členovia tímu dostali kópiu jednotlivých dokumentov, o ktorých sa diskutovalo počas stretnutia.

Použitie prípadov: E-mail je dobrá voľba pre procesy spolupráce, ktoré využívajú písomné informácie, napríklad dôverné recenzie; Myšlienky kritiky; A ďalšie krátke a priame formy spolupráce.

Výhody platformy zasielania správ

Krehkosť: Platformy správ ako Slack a Asana sa najlepšie používajú na krátke a neformálne typy spolupráce, ktoré nie sú časovo citlivé ani potrebujú okamžitú reakciu. Z dôvodu pohodlia odosielania správ niektorí ľudia skutočne porazia účel nástroja tým, že vysielajú príliš často, dostanú príliš veľa detailov atď. Ak používate platformu na odosielanie správ, ktorá vedie rýchlu spoluprácu, nezabudnite sledovať príspevky a presmerovať Ľudia, ktorí sa odvážia z diskusie na celú diskusiu, aby sa držali týchto myšlienok, kým sa každý nedokáže stretnúť tvárou v tvár, či už osobne alebo prostredníctvom videa.

Anonymita: Vedenie spoločného úsilia, ktoré umožňuje každému rozprávať svoju myseľ bez strachu z odcudzenia spolupracovníkov, môže byť ťažké, ale toto je jedna oblasť, kde platformy pre zasielanie správ môžu byť užitočné, keďže moderátori kanála môžu umožniť ľuďom anonymne odosielať odpovede, otázky a pripomienky. Niektorí spolupracovníci chcú počas videokonferencie používať platformy na odosielanie správ na hlasovanie nápadov hore alebo dole.

Zdieľanie súborov: platformy pre zasielanie správ sú skvelé na to, aby ste sa uistili, že všetci zainteresovaní do tímovej spolupráce majú prístup ku všetkým základným dokumentom, ako sú obrázky, PDF, tabuľky atď.

Použitie prípadov: Medzi najlepšie prípady spolupráce v platformách na odosielanie správ patria ankety, otázky, prieskumy, objasnenia, aktualizácie a ďalšie rýchle informácie, ktoré si nevyžadujú dlhšiu diskusiu alebo stretnutie.

Teraz všetci spolu

Teraz, keď viete, ktoré typy spolupráce je najlepšie slúžiť týmito nástrojmi, neváhajte kombinovať, kombinovať alebo používať kombináciu všetkých troch pre vašu ďalšiu tímovú spoluprácu. Ak ste nezadali moderné videokonferencie do vášho kolaboratívneho úsilia, dlhujete to sami, aby Tenveo dal víru. Nástroj na budovanie tímov, zvyšujúci produktivitu, Tenveo je ľahký videokonferenčný prístroj typu všetko-v-jednom, ktorý umožňuje zakomponovať s ľuďmi a zdieľať obrazovky a nápady so živým a pútavým zážitkom - vždy. Vďaka technológii HD a video a širokouhlému objektívu, ktorý krásne zachycuje jemné (a masívne dôležité) nuansy komunikácie, je nástroj Tenveo nástrojom, ktorý dáva tímu spoluprácu skutočnú konkurenčnú výhodu.

Viac informácií nájdete na adrese: www.tenveo-video-conference.com