Ako sa vyhnúť nočné mory videokonferencie

Tenveo conference camera.png

Videokonferencia je efektívny a lacný spôsob, ako zostať v kontakte so zamestnancami a zákazníkmi, ale existujú určité úskalia, ktoré je potrebné vyhnúť.

Bez ohľadu na to, v ktorom odvetví ste, ste pravdepodobne zažili aspoň niekoľko videokonferenčných hovorov. Zatiaľ čo tieto hovory vyžadujú o niečo viac vybavenia než audio konferencie, zapĺňajú potrebu osobného času, ktorý sa nedá uspokojiť bez zhromaždení osôb. V skutočnosti popularita videokonferencií explodovala v posledných rokoch a to je z mnohých dôvodov.

Po prvé videokonferencia šetrí čas a peniaze. Podľa štúdie spoločnosti PGi spoločnosti, ktoré pravidelne používajú videokonferencie, nájdu 30% zníženie nákladov na cestovné, čo zahŕňa hotel, letenky, palivo, taxi, požičovne áut a stravné. Okrem toho videokonferencie môžu viesť k vyššej efektívnosti a vyššej produktivite. Ďalšou výhodou videokonferencie je to, že prináša pocit jednoty medzi rozptýlenými zamestnancami, ktorí pracujú alebo pracujú v rôznych mestách. Niekedy potrebujete len osobnú schôdzku.

Videokonferencie však prichádzajú s výzvami. Zapojili ste sa niekedy do hovoru, ktorý bol tak zle organizovaný, alebo mal toľko technológií, že sa cíti ako strata času? Väčšina ľudí pravdepodobne má. Preto je dôležité urobiť všetko pre to, aby ste sa vyhli nasledujúcim nočným morom videokonferencie, či už ste hostiteľom alebo účastníkom.

Šum v pozadí. Veľkou výhodou videokonferencie je, že vám umožňuje pracovať odkiaľkoľvek, dokonca aj doma. Nezabudnite však, že vašim cieľom je stále byť profesionálny. To znamená, že by ste mali odstrániť akékoľvek vedľajšie zvuky, vrátane kôry psov a výkriky pre deti. Zatvorte sa v tichej miestnosti bez rozptýlenia. Ak viete, že budete mať dôležitý hovor, pošlite deti do babičky a zavrite psy v inej miestnosti.

Rozptýlené rozptýlenie. Nebuďte "tou osobou", ktorá zabúda, keď sa rozhovoruje s ostatnými v miestnosti, odpovedá na iný telefonát alebo na chlieb a objednáva šálku kávy. Ak potrebujete odstúpiť od hovoru, stlmite sa bez ohľadu na dôvod.

Zrušené rozhovory. Na druhej strane, nezabudnite sa rozmazať, keď je na vás, aby ste sa rozprávali. Kto vie, koľko nespočetných minút a hodín bolo v našich životoch stratené vďaka náhodnému vyrušeniu!

Skryté spojenie. Nie je nič viac nepríjemné než začať videohovor. Nielenže chýbajú časti stretnutia, ale strácate čas a energiu, aby ste sa dostali späť. Uistite sa, že máte pevné pripojenie k internetu odkiaľkoľvek pracujete a viete, ako ho reštartovať, ak by ísť von. Tiež máte záložný zdroj na pripojenie, ak je to možné; Napríklad ak máte aplikáciu pre program videokonferencie, nainštalujte ju na svojom chytrých telefónoch a viete, ako ju používať, ak je to potrebné.

Statické alebo rušenie. Nie je v pohode, keď niekto chýba každé ďalšie slovo, ktoré hovoríte (alebo naopak). Niekedy technológia je len šelma a nie je tam žiadny spôsob, ako tomu zabrániť. Jedným zo spôsobov, ako zmierniť pravdepodobnosť statických alebo interferencií, je, aby všetci účastníci vypustili svoje telefóny, pokiaľ nehovoria.

Neznámy rečník. Keď je na linke viac ľudí, môže byť ťažké si uvedomiť, kto je kto. Dokonca aj vtedy, keď program, ktorý používate, vás identifikuje, uveďte svoje meno a oddelenie skôr, než poviete niečo dôležité. To vám pomôže tým, ktorých sa neviete dobre orientovať skôr, ako budete hovoriť slovo.

Echo centrálne. Niekedy je vo videohovoru nevysvetliteľná ozvena. Ak k tomu dôjde, pokúste sa ho zúžiť na určitú osobu alebo požiadať všetkých o opätovné vytočenie čísla. Ak to problém nevyrieši, pripravte sa s ďalším mostom alebo linkou, aby sa ľudia mohli pripojiť.

Okrem týchto nočných mníchov videokonferencií nájdete niekoľko tipov na osvedčené postupy pri príprave videohovoru:

Ak organizujete schôdzku, uistite sa, že je skutočne potrebné. Takmer všetci sme od zavolania zavesili a pomysleli sme si: "No, to sa dalo dosiahnuť e-mailom!" Pomôžte účastníkom zostať na úlohe s jasným a podrobným programom. Uistite sa, že ponecháte čas na konci otázok.

Buďte spokojní s videokonferenčnou technológiou pred začiatkom stretnutia. Nečakajte až päť minút, kým sa začne prvýkrát pokúsiť o prihlásenie. Ak ste hostiteľom schôdzky, predbežne vykonajte test. Požiadajte zamestnanca, aby sa pripojil k vašej pracovnej schôdzke, aby ste mohli získať prístup k zdieľaniu obrazovky, zrušiť a zrušiť zmeny účastníkov a ďalšie.

Používajte veľa osvetlenia. Nezáleží na tom, kde ste počas schôdzky, v kancelárii, v tvojom dome atď., Uistite sa, že máte dostatočné osvetlenie, aby ostatní mohli vidieť vašu tvár. Nedovoľte, aby ste boli podsvietený alebo aby sa vaša tvár mohla zdať tmavá. Namiesto toho sa uistite, že svetlo prichádza pred sebou alebo zo strany.

Uistite sa, že pozadie nie je rušivé. Nie je to veľmi profesionálne, aby ste za sebou roztrhali hromadu bielizne alebo detské hračky. Namiesto toho jednoducho a jasne. Oblečte vhodne. Ste stále profesionálom, takže ak nie je audio konferencia, dávajte pozor na vlasy, make-up a oblečenie. Konkrétne noste tlmené, neutrálne alebo pastelovú farbu; Žiadne pruhy, polka bodky, plátky alebo čokoľvek iné, ktoré by mohli narúšať obrazovku. Udržujte webovú kameru v úrovni očí alebo o niečo vyššia. Podivné uhly sú tiež rušivé. Zvážte nákup dobrého mikrofónu, najmä ak budete robiť veľa videohovorov. Externý USB mikrofón je skvelý výber. Zostaňte zameraný na hovor. Nezabudnite, že vás ľudia môžu vidieť, aby sa počas videokonferencie nesnažili pracovať s viacerými úlohami. Pozrite sa do fotoaparátu. Príliš veľa ľudí sa pozerá na svoj vlastný obraz na obrazovke, ale to spôsobí, že sa objaví (všetkým ostatným), ako keby ste hľadeli dole. Nebudete sa stretávať s profesionálnymi a priamymi, ako chcete byť. Pamätajte si, videokonferencie sú rovnako ako akákoľvek technológia v tom, že existuje mnoho výhod, rovnako ako výzvy. Našťastie sa mnohým z týchto problémov možno vyhnúť s malými znalosťami, riešením problémov a trpezlivosťou. Takže sa pripravte a ponorte sa do ďalšej online videokonferencie s ľahkosťou. Svetlá, kamera, akcia!